Ferramentas gratuitas para ONGs: como escolher e usar as melhores opções

As organizações não governamentais (ONGs) são entidades sem fins lucrativos que atuam em diversas áreas da sociedade, como educação, saúde, meio ambiente, direitos humanos, cultura, entre outras. Desempenhando um papel muito importante na promoção do desenvolvimento social, ambiental e econômico, mas também enfrentam diversos desafios para realizar seus projetos e manter sua sustentabilidade. Um desses desafios é a gestão eficiente dos recursos disponíveis, que muitas vezes são escassos ou instáveis. Para otimizar o uso dos recursos e aumentar o impacto das ações, as ONGs podem contar com o apoio de ferramentas gratuitas ou com descontos especiais para o terceiro setor. Essas ferramentas podem facilitar a comunicação, a organização, o planejamento, a captação de recursos, a prestação de contas, a divulgação e a avaliação dos projetos.

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Neste artigo, vamos apresentar algumas das principais ferramentas gratuitas para ONGs que podem ajudar na gestão e na operação das organizações. Também vamos dar dicas de como escolher e usar as melhores opções para cada necessidade. Acompanhe!

Quais são as vantagens de usar ferramentas gratuitas para ONGs?

As ferramentas gratuitas para ONGs são soluções tecnológicas que oferecem funcionalidades úteis para as organizações sem cobrar nada ou cobrando valores reduzidos. Essas ferramentas podem ser aplicativos, softwares, plataformas, programas ou serviços que podem ser acessados pela internet ou instalados nos dispositivos das organizações. Algumas das vantagens de usar essas ferramentas são:

• Economizar dinheiro: ao usar ferramentas gratuitas ou com descontos, as ONGs podem reduzir os custos operacionais e investir mais nos projetos sociais.
• Aumentar a produtividade: ao usar ferramentas que facilitam a organização, o compartilhamento e a colaboração entre os membros da equipe, as ONGs podem otimizar consideravelmente, o tempo e o trabalho.
• Melhorar a qualidade: ao usar ferramentas que oferecem recursos profissionais e confiáveis, as ONGs podem melhorar a qualidade dos seus produtos e serviços.
• Ampliar o alcance: ao usar ferramentas que permitem a divulgação e a captação de recursos online, as ONGs podem ampliar o seu público-alvo e potencializar o seu impacto.

Quais são os tipos de ferramentas gratuitas para ONGs?

Existem diversos tipos de ferramentas gratuitas para ONGs que podem atender às diferentes demandas das organizações. Algumas das categorias mais comuns são:

• Ferramentas de comunicação: permitem a troca de mensagens, arquivos, áudios e vídeos entre os membros da equipe ou com outros públicos. Por exemplo: WhatsApp, Telegram, Slack, Zoom, Google Meet.
• Ferramentas de organização: elas permitem a criação e o gerenciamento de tarefas, projetos, agendas e documentos. Por exemplo: Google Workspace (antigo G Suite), Microsoft 365 (antigo Office 365), Asana, Trello, Evernote.
• Ferramentas de design: permitem a criação e a edição de imagens, vídeos, áudios e outros materiais gráficos. Por exemplo: Canva, Adobe Express, InShot, Audacity.
• Ferramentas de marketing: permitem a criação e o gerenciamento de campanhas de divulgação e captação de recursos online. Por exemplo: Google Ad Grants, Meta (Facebook e Instagram) para organizações sem fins lucrativos, Mailchimp, WordPress.
• Ferramentas de análise: permitem o monitoramento e a avaliação dos resultados das ações online. Por exemplo: Google Analytics, Insights do Facebook e do Instagram, YouTube Analytics.
• Ferramentas de educação: permitem o acesso e a oferta de cursos e conteúdos educativos online. Por exemplo: Coursera (cursos de parceiros como a Fundação Lemann), Khan Academy, TED.

Como escolher as melhores ferramentas gratuitas para ONGs?

Para escolher as melhores ferramentas gratuitas para ONGs é preciso considerar alguns critérios, como:

• A necessidade da organização: é importante identificar quais são os problemas, as dificuldades ou as oportunidades que a organização quer resolver ou aproveitar com o uso das ferramentas.
• A funcionalidade da ferramenta: é importante verificar se a ferramenta oferece os recursos e as funcionalidades que a organização precisa para atender à sua necessidade.
• A compatibilidade da ferramenta: é importante verificar se a ferramenta é compatível com os dispositivos, os sistemas operacionais e as outras ferramentas que a organização já usa ou pretende usar.
• A usabilidade da ferramenta: é importante verificar se a ferramenta é fácil de usar, de aprender e de ensinar, se tem uma interface intuitiva e amigável, se tem suporte técnico e documentação disponíveis.
• A confiabilidade da ferramenta: é importante verificar se a ferramenta é segura, se protege os dados e a privacidade da organização e dos usuários, se tem boa reputação e credibilidade no mercado.
• A disponibilidade da ferramenta: é importante verificar se a ferramenta está disponível para o uso da organização, se tem um plano gratuito ou com desconto para o terceiro setor, se tem um período de teste ou de adaptação, se tem limitações ou restrições de uso.

Como usar as ferramentas gratuitas para ONGs?

Para usar as ferramentas gratuitas para ONGs é preciso seguir alguns passos, como:

• Pesquisar as opções disponíveis: é preciso buscar informações sobre as diferentes ferramentas que existem para cada tipo de necessidade, comparando as vantagens e desvantagens de cada uma.
• Testar as opções selecionadas: é preciso experimentar as ferramentas que mais se adequam aos critérios de escolha, verificando na prática como elas funcionam e quais são os benefícios e os desafios que elas trazem.
• Escolher a melhor opção: é preciso decidir qual é a ferramenta que melhor atende à necessidade da organização, considerando os resultados dos testes e as expectativas da equipe.
• Implementar a ferramenta escolhida: é preciso instalar ou acessar a ferramenta, configurar as preferências e os ajustes necessários, integrar com outras ferramentas que já são usadas pela organização, criar contas e perfis para os usuários.
• Capacitar a equipe para usar a ferramenta: é preciso treinar e orientar os membros da equipe para usar a ferramenta de forma correta e eficiente, oferecendo materiais de apoio, tutoriais e dicas de uso.
• Monitorar e avaliar o uso da ferramenta: é preciso acompanhar e medir o desempenho e o impacto da ferramenta na organização, identificando pontos fortes e fracos, oportunidades de melhoria e necessidades de mudança.

Ferramentas gratuitas bastam ou a ONG precisa de um sistema de gestão?

Ferramentas gratuitas resolvem bem a comunicação, a organização do trabalho e a divulgação. Quando a ONG passa a controlar cadastro de doadores ou associados, receitas e despesas por projeto e prestação de contas a financiadores, planilhas e aplicativos soltos começam a falhar. Nesse ponto, vale avaliar um sistema de gestão, gratuito ou pago.

Antes de escolher, confira se o sistema:

• cadastra doadores, associados e voluntários em um só lugar;
• separa o controle financeiro por projeto ou centro de custo;
• gera relatórios e comprovantes para a prestação de contas;
• permite níveis de acesso diferentes para cada usuário;
• permite exportar os dados, para que você não fique preso à ferramenta;
• trata os dados pessoais de acordo com a LGPD.

No plano gratuito, veja também os limites de usuários e de registros, o suporte oferecido e o que muda quando a ONG crescer. Para comparar tipos de solução, critérios e exemplos de fornecedores, veja o guia software para ONG: como escolher um sistema de gestão. Para aprofundar, leia sobre gestão financeira transparente e eficiente na sua ONG e o guia de LGPD para ONGs.

Conclusão

As ferramentas gratuitas para ONGs são, sem dúvida, recursos valiosos que podem ajudar as organizações do terceiro setor a melhorar sua gestão e sua operação. Elas podem trazer benefícios como economia, produtividade, qualidade e alcance. No entanto, para aproveitar esses benefícios, é preciso escolher e usar as ferramentas de forma adequada às necessidades e aos objetivos da organização. Neste artigo, apresentamos alguns dos principais tipos de ferramentas gratuitas para ONGs que existem no mercado, como ferramentas de comunicação, organização, design, marketing, análise e educação. Também demos dicas de como escolher e usar as melhores opções para cada caso. Esperamos que essas informações sejam úteis para você e para sua ONG! Se este conteúdo foi útil, compartilhe com outras organizações. Para dúvidas e sugestões, use a página de contato.